Tender Writing

TenderWriter betekenis

“Tender” is het Engelse woord voor het Nederlandse begrip “aanbesteding”. Een Tenderwriter of biedschrijver is verantwoordelijk voor het binnenhalen van één of meerdere opdrachten of contracten. Het kan vele uren of dagen duren om een ​​bieding uit te voeren en dit betekent dat een biedschrijver goede projectmanagementvaardigheden moet hebben, zeer georganiseerd moet zijn en uitstekende communicatieve vaardigheden moet hebben. Het is heel goed mogelijk om op afstand te werken met behulp van de technologie van vandaag. Een ervaren tender writer blijft kalm en geeft advies ondanks de strakke deadlines, omdat ze hebben geleerd hoe ze met deze hogedrukrol moeten omgaan. 

TenderWriter betekenis

Een tender is een procedure waarbij geprobeerd wordt een bepaalde opdracht of  contract binnen te halen door middel van een inschrijving. Deze inschrijving is in de vorm van een offerte. Simpel gezegd is het dus het uitzetten van een opdracht, waarvoor geïnteresseerde partijen zich op kunnen geven.

Wat verzorgt Communicatiebureau Sinzio Media voor u

– Adequaat in kaart brengen van de wensen van de opdrachtgever
– Vertalen van de behoeftes van de klant naar een tenderpropositie
– Uitwerken van geschreven Tendervoorstel ter verkrijging van de opdracht waarvoor de tender is uitgeschreven.
Optioneel afhankelijk naar behoefte:
– Samenstellen van en leiding geven aan een tenderteam
– In samenwerking met teamleden opstellen van een tenderplan (analyse van kansen, risico’s, bepaling van strategie)
– Begeleiden en sturen van het aanbestedingsproces
– Onderhouden van contacten met de opdrachtgever, directie, finance-, hr-afdeling en andere disciplines of werkmaatschappijen binnen de organisatie
– Onderhouden van contacten met eventuele onderaannemers en aanbestedingspartners buiten de organisatie
– Afstemmen met de organisatie van de financiën en het omgevingsmanagement (onder andere de technisch en praktisch inhoudelijke haalbaarheid van de aanbesteding)
– Bewaken van de voortgang (wat betreft onder andere tijd, kwaliteit, budget, capaciteit, organisatie, kansen, risico’s en scope)
– Opstellen van een ideale prijsstrategie waardoor de tender wordt gewonnen en de hoogste winst wordt behaald
– Minimaliseren van de risico’s en maximaliseren van de impact van de tender
– Vertegenwoordigen van het tenderteam en de organisatie
– Rapporteren aan de directie omtrent de tenderprocedure
– Opstellen en indienen van aanbiedingsdocumenten en het technisch beoordelen van het contract
– Vormgeven van een vervolgproces en verzorgen van de overdracht bij gunning waaronder het overdragen van het aanbestedingsdossier en de contracten aan de projectleider en het uitvoeringsteam.
– Onderhouden van de relatie met de opdrachtgever na afloop van het tenderproces, bij zowel succesvolle als niet succesvolle afloop
– Leiden van contractbesprekingen bij succesvolle opvolging van de aanbesteding

TenderNed

TenderNed is een website die in 2010 is opgezet en in gebruik genomen. Via de website publiceren overheidsdiensten en -ondernemingen de aanbestedingen die zij uit willen laten voeren. Dit zorgt voor een transparante manier van aanbesteden, wat erg belangrijk is voor de overheid.
TenderNed is ontwikkeld door het ministerie van Economische Zaken en Klimaat.

Soorten aanbestedingsprocedures

Openbare procedure

Bij een openbare aanbesteding kan iedereen een offerte indienen. Deze procedure wordt het meest toegepast.

Niet-openbare procedure

Iedereen kan vragen om mee te doen aan niet-openbare procedures, maar alleen geselecteerde gegadigden kunnen een inschrijving indienen.

Mededingingsprocedure door onderhandelingen

Bij de mededingingsprocedure door onderhandelingen kan iedereen vragen om mee te doen, maar alleen geselecteerde gegadigden kunnen een offerte indienen, waarover nog onderhandeld kan worden.

Deze procedure is alleen mogelijk als er onderhandelingen nodig zijn vanwege de specifieke of gecompliceerde aard van de opdracht. Bij opdrachten in de sectoren defensie en veiligheid, water, energie, vervoer en postdiensten mag deze procedure echter als standaardprocedure worden gebruikt.

Concurrentiegerichte dialoog

Een aanbestedende dienst kan deze procedure gebruiken om te bepalen welke middelen geschikt zijn om aan de behoeften van de aanbestedende dienst te voldoen.

Innovatiepartnerschap

Deze procedure kan worden gebruikt wanneer er goederen of diensten moeten worden geleverd die nog niet op de markt beschikbaar zijn. Aan deze procedure kunnen meerdere bedrijven meedoen.

Prijsvraag

Prijsvragen worden gebruikt om een idee voor een ontwerp te krijgen.

Andere aanbestedingsvormen

Afhankelijk van de omstandigheden en behoeften kan een aanbestedende dienst:

  • met een of meer bedrijven een kaderovereenkomst sluiten voor terugkerende opdrachten
  • bij gebruik van de niet-openbare procedure: een elektronisch dynamisch aankoopsysteem gebruiken voor courante aankopen
  • een elektronische veiling houden om het beste aanbod te krijgen

Regels voor de aanbesteding van overheidsopdrachten

Overheidsopdrachten worden gegund door instanties die met geld van de overheid of in sectoren waarin er geen mededinging bestaat (zoals energie, water, openbaar vervoer, postdiensten), diensten of leveringen laten verrichten of bepaalde (bouwkundige of civieltechnische) werken laten uitvoeren.

Meestal kunnen opdrachten met een hogere waarde alleen worden gegund via een (aanbesteding), al bestaan er uitzonderingen voor bijvoorbeeld

  • aankoop van onroerend goed
  • uiterst dringende gevallen
  • situaties waarin er slechts één mogelijke leverancier is

Wanneer en hoe worden de EU-regels toegepast?

Alle overheidsopdrachten in de EU worden aanbesteed op basis van nationale regels. Voor contracten vanaf een bepaalde waarde zijn die nationale regels gebaseerd op de algemene EU-regels voor overheidsopdrachten.

De drempelwaarden voor de toepassing van de EU-regels zijn afhankelijk van wat er wordt aangeschaft en door wie. Ze worden regelmatig herzien en bijgesteld (in 2020 is de volgende herziening).

De voornaamste drempelbedragen zijn:

  • 144 000 euro voor de meeste opdrachten voor diensten en leveringen van centrale overheidsdiensten
  • 5 548 000 euro voor bouwcontracten

Raadpleeg de gedetailleerde drempelwaarden voor overheidsopdrachtenen of sla er de nationale regelgeving op na.

Voor overheidsopdrachten met een lagere waarde gelden alleen de nationale aanbestedingsregels, al moeten ook dan de algemeen EU-beginselen van transparantie en gelijke behandelingen worden gerespecteerd.

Meedingen naar een overheidsopdracht – uw rechten

Inschrijven op een opdracht van een buitenlandse overheid

Is uw bedrijf, organisatie of instelling in de EU(In dit verband alle EU-landen, IJsland, Noorwegen en Liechtenstein.) gevestigd, dan mag U meedoen aan aanbestedingen in alle EU-landen. U heeft het recht om:

  • mee te dingen naar een overheidsopdracht in een ander EU-land zonder te worden gediscrimineerd
  • gebruik te maken van bewijsstukken (certificaten, diploma’s enz.) die door uw eigen land zijn afgegeven
  • alle beschikbare informatie over de aanbesteding te krijgen, ongeacht het EU-land waar u gevestigd bent
  • in beroep te gaan tegen het gunningsbesluit in het land van de aanbesteding

Wanneer kunt u worden uitgesloten van deelname?

U kunt worden uitgesloten van een aanbestedingsprocedure als u of uw bedrijf niet betrouwbaar wordt geacht.

  • Heeft u bijvoorbeeld de belastingen of sociale premies niet afgedragen, heeft u zich schuldig gemaakt aan corruptie of onderhoudt u banden met een criminele organisatie, dan wordt u uitgesloten van deelname.
  • Ook als u failliet verklaard bent of bent schuldig bevonden aan ernstige beroepsfouten, kunt u worden uitgesloten van deelname.

Wanneer moet een openbare aanbesteding op TED worden gepubliceerd?

In de regel moeten alle overheidsopdrachten die onder de EU-regels vallen, worden aangekondigd op Tenders Electronic Daily (TED), de onlineversie van het Supplement op het Publicatieblad van de EU. Overheidsinstanties mogen ook opdrachten van geringere waarde op het TED-portaal publiceren. Op TED vindt u basisinformatie over de aanbesteding in alle officiële EU-talen.

 

Vooraankondiging van aanbestedingen

Een aanbestedende dienst kan ook een vooraankondiging (PIN) op TED publiceren. De bedoeling van zo’n vooraankondiging is om u vooraf informatie te verstrekken over toekomstige aanbestedingen.

Meestal verschijnt zo’n vooraankondiging 35 dagen tot 12 maanden voor de publicatie van de aankondiging van de opdracht.

Als er een vooraankondiging wordt gepubliceerd, mag de inschrijvingstermijn worden verkort.

Beoordeling van de inschrijvingen

De inschrijvingen krijgen een score op basis van vooraf bekendgemaakte criteria, waarbij in elke categorie een bepaald aantal punten kan worden verdiend. Zo kan de aangeboden prijs bijvoorbeeld meewegen voor 40%, de technische kenmerken voor 50% en de milieu-impact voor 10%.

De beoordeling van de inschrijvingen mag pas beginnen nadat de indieningstermijn is verstreken.

Gunning van de opdracht

U moet zo snel mogelijk ervan op de hoogte worden gesteld of u de opdracht al dan niet in de wacht heeft gesleept. Krijgt u de opdracht niet, dan heeft u recht op een motivering.

Voelt u zich benadeeld of is de procedure volgens u niet correct verlopen, dan kunt u bezwaar maken en vragen om het gunningsbesluit te herzien.